Miten pääsen mukaan Conduksen hallituksen toimintaan?
Kiinnostaisiko sinua päästä järjestämään tapahtumia koko tiedekunnalle? Haluaisitko päästä vaikuttamaan kasvatustieteellisen tiedekunnan opiskelijoiden arkeen ja opintoihin?
Hakeudu Conduksen hallituksen jäseneksi tiedekuntajärjestön vaalikokouksessa, joka järjestetään loka-joulukuussa. Voit ilmoittaa halukkuutesi liittyä mukaan vaalikokouksessa tai lähettää etukäteen hakemuksen sähköpostitse tai istuvan hallituksen ilmoittaman lomakkeen kautta. Hakemuksessa esittelet itsesi ja miksi haluat mukaan hallitustoimintaan. Mitään aikaisempaa kokemusta järjestötoiminnasta et tarvitse! Hakemuksesi luetaan ja käsitellään kokouksessa. Hallituksen jäsenen toimikausi on yksi kalenterivuosi.
Valinnat seuraavan vuoden hallituksen jäsenistä tekevät yhdistyksen jäsenjärjestöt. Yhdistyksen jäsenjärjestöt lähettävät edustajan yhdistyksen kokoukseen, joka käyttää yhdistyksen äänioikeutta.
Keväisin järjestettävässä tiedekuntajärjestön vuosikokouksessa on myös mahdollista hakea hallitukseen, mikäli on etukäteen ilmoittanut halukkuudestaan.
Toimihenkilöksi voit hallituksen jäsenen roolista poiketen liittyä milloin vain vuoden aikana! Hakea voit lähettämällä lyhyen avoimen toimihenkilöhakemuksen osoitteeseen hallitus[at]condus.fi Mitään aikaisempaa kokemusta hallitustoiminnasta et tarvitse, vaan riittää, että hakemuksessa esittelet itsesi ja miksi haluat mukaan hallitustoimintaan. Toimihenkilönä sinulla ei ole samanlaista hallitusvastuuta kuin varsinaisilla hallituksen jäsenillä, mutta esimerkiksi äänestystilanteissa sinulla ei välttämättä ole äänioikeutta hallituksen kokouksissa. Käytännön toiminnassa ei ole juurikaan eroa, oletko Conduksen hallituksessa vai oletko toimihenkilö, pääset tekemään yhtälailla järjestötoimintaa huikeassa seurassa!
Pohditko vielä, mitä hallituksen mukaan lähteminen tarkoittaa tai mitä eroa hallituksen eri toimijoilla on? Tutustu alempana hallituksen yhteisiin sekä hallituksen toimijoiden eri tehtäviin!
Hallituksen tehtävät
- Yhdistyksen toimintaa ohjaa yhdistyslaki sekä yhdistyksen omat säännöt.
- Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava johtoelin, eli hallitus, jonka yhdistyksen jäsenistö valitsee yhdistyksen kokouksessa.
- Hallitus vastaa lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen kokousten linjausten ja päätösten mukaisesti yhdistyksen toiminnan pyörittämisestä ja sille annettujen tehtävien toteuttamisesta.
- Hallitus huolehtii, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
- Hallitus edustaa yhdistystä eli toimii yhdistyksen puolesta.
- Hallitus toimii ja vastaa päätöksistään kollektiivina. Jokaisella hallituksen jäsenellä on siis yhteisesti vastuu hallituksen ja yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta.
- Tämän takia hallituksen kokouksiin osallistuminen on kaikilla varsinaisilla hallituksen jäsenillä velvoittavaa.
- Samaan aikaan tämä kuitenkin takaa, että yksittäinen hallituksen jäsen ei ole vastuullinen tehdyistä päätöksistä tai niiden seurauksista, vaan koko hallitus yhdessä.
- Tahallisesta tai huolimattomuuttaan aiheutetusta haitasta voi yksittäinenkin jäsen joutua korvausvelvollisuuteen.
- On tärkeää, että hallituksen jäsenet ovat tarkkoja ja huolellisia tehtävissään ja että yhdistyksen toiminta sekä tehdyt päätökset dokumentoidaan hyvin.
- Hyvät ja tarkat pöytäkirjat ja kirjanpito ovat paras todiste oikeista menettelytavoista.
- Hallituksen jäsenillä tulee olla tehtävään sopivaa osaamista tai mahdollisuus osaamisen kehittämiseen.
- Jokainen toimija perehdytetään tehtävään, eli ennen kauden aloitusta ei tarvitse olla mitään aiempaa kokemusta tai osaamista!
Yhdistyslaki määrittää lisäksi tiettyjä tehtäviä yhdistyksen hallitukselle. Näitä ovat:
- Yhdistyksen jäsenluettelon pitäminen
- Uusien jäsenten hyväksyminen, ellei säännöissä ole toisin määrätty.
- Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja kokousten valmistelu
- Toimiminen yhdistyksen edustajana, esim. sopimusten teko
- Päätösten toimeenpano, esim. toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttaminen
- Juoksevien asioiden hoito, esim. kirjeiden käsittely
- Yhdistyksen omaisuuden huolellinen hoito ja varojen hankinta
- Tiliasiakirjojen allekirjoittaminen
Hallituksen toimijoiden eri tehtävät
- Puheenjohtaja huolehtii yhdistyksestä kokonaisuudessaan, eli siitä, että yhdistys toimii niin kuin sen yhdistyksen kokousten päätösten mukaan halutaan toimivan. Tämän perusteella puheenjohtaja:
- johtaa ja valvoo hallituksen työskentelyä
- johtaa ja valvoo tehtyjen päätösten toteuttamista
- toimii päävastuussa yhdistyksestä ja hallituksen toiminnasta (talous, päätökset…)
- huolehtii työnjaosta ja sen toimivuudesta
- johtaa yhdistyksen toiminnan kehittämistä.
- Puheenjohto toimii ylipäätään hallituksen organisaattorina, jonka vuoksi puheenjohtatajan tulee
- kutsua hallituksen kokoukset koolle
- valmistella kokoukset ja luoda esityslista
- johtaa puhetta hallituksen kokouksissa
- huolehtia siitä, että pöytäkirja tulee tehdyksi
- huolehtia kokouksessa sovittujen jatkotoimenpiteiden toimeenpanosta
- delegoida tehtäviä ja varmistaa, että ne tulee tehdyksi
- allekirjoittaa yhdistyksen asiakirjat
- huolehtia yhdistyksen tärkeiden dokumenttien laadinnasta
- Varapuheenjohtajan tehtävä on toimia puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamasta tehtäväänsä.
- Varapuheenjohtaja avustaa säännöllisesti puheenjohtajaa eri tehtävissä.
- Hänelle voidaan myös antaa erityisvastuu yhdistyksen joidenkin toimintalohkojen seuraamisesta ja avustamisesta.
- Varapuheenjohtaja osallistuu säännöllisesti hallituksen kokouksiin ja muuhun yhdistyksen toimintaan.
- Tämä takaa sen, että hänellä on tarvittavat tiedot ja taidot toimia puheenjohtajana.
- Hoitaa yhdistyksen taloutta tehtyjen päätösten mukaisesti
- Vastaa yhdistyksen tileistä ja varoista
- Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta
- Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista.
- Huolehtii yhdistyksen tilinpäätöksen laatimisesta ja esittelee sen yhdistyksen kokoukselle
- Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen toimikaudelle
- Huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä.
- Hoitaa muita yhdistyksen juoksevaan taloudenhoitoon liittyviä tehtäviä, kuten taloudenhoitoon liittyvää kirjeenvaihtoa
- Hoitaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvää kirjeenvaihtoa
- Huolehtii yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien asiakirjojen tallettamisesta ja pitämisestä ajantasalla
- Esittelee talousasioita hallitukselle: ehdotus tilikartasta, raportoi taloudesta
- Sihteerin tehtävät ovat pääasiassa kirjallisia käytännön tehtäviä. Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Sihteeri esimerkiksi
- osallistuu kokousten valmisteluun: laatii mm. kokouskutsut yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä hoitaa kokousjärjestelyt
- huolehtii kokousten osanottajalistasta
- avustaa puheenjohtajaa kokouksessa: kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt ehdotukset ja kannatukset ym.
- kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat
- kirjoittaa hallituksen laatimat toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset ja kirjoittaa ne lopulliseen muotoon hyväksymisen jälkeen
- laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset
- laatii tiedotteet, anomukset ja muut asiakirjat sekä toimittaa ne asianosaisille
- hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
- tiedottaa jäsenille ja ulkopuolisille, ellei erillistä tiedottajaa ole valittu
- hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei erillistä arkistovastaavaa ole valittu.
- Jokainen hallituksen jäsen on vastuussa hallituksen yhteisten tehtävien ja vastuiden toteutumisesta.
- Jotta hän pystyy täyttää nämä velvoitteet, on hallituksen jäsenellä lain puolesta velvollisuus osallistua säännöllisesti hallituksen kokouksiin.
- Lisäksi hänen on hyvä selvittää itselleen:
- Oman yhdistyksensä perustehtävä (Löytyy yhdistyksen säännöistä)
- Oman yhdistyksensä säännöt ja yhdistyslain pääperiaatteet
- Omat vastuut ja tehtävät hallituksen jäsenenä (omiin vastuualueisiin kuuluvat tehtävät)
- Yhdistyksen toimintasuunnitelma sekä mitä toimintaa yhdistys järjestää
- Kokouksiin valmistautumiseen tarvittava työ ja aika (esityslista ja mistä sen löytää sekä siihen lisäyksen tekeminen, esityksen tekeminen, kokousasioihin perehtyminen jne.)
- Mitä tarkoittaa huolellisuus ja miten voi varmistaa, että ymmärtää, mistä päätetään ja mitä se tarkoittaa.
- Hallituksen jäsenellä on äänioikeus hallituksen kokouksissa päätöksiä tehtäessä.
- Hallituksen jäsenten kesken jaetaan eri vastuualueita hallituksen toimintaan liittyen (esim. viestintä, tapahtumat, edunvalvonta…)
- Omat vastuualueet ja niiden määrän saa itse päättää, eikä kenenkään ole pakko toimia vastuualueella, joka ei tunnu omalta.
- Vastuut jaetaan hallituksen vuoden ensimmäisessä kokouksessa.
- Toimihenkilöistä ei ole yhdistyslaista erillistä merkintää. He ovat ainejärjestötoiminnassa mukana matalalla kynnyksellä.
- Toimihenkilön pestiin ei siis kuulu laillista velvollisuutta osallistua hallituksen kokoukseen, vaan hänen tehtävänsä on ainoastaan hoitaa sovitut tehtävät, kuten oman vastuualueen tuomat tehtävät.
- Toimihenkilöillä ei ole virallista äänioikeutta hallituksen kokouksissa.
- Vaikka toimihenkilöillä ei ole äänestysoikeutta hallituksen kokouksissa, on heillä puheoikeus.
- Toimihenkilöt voivat toimia eri vastuualueilla kuten hallituksen jäsenet.